きちんと伝えるための「お詫び文」

みなさんは、「お詫び状」を書かれることはありますか?どんなに気をつけていてもミスや失敗はあるもので、お詫びしなくてはならない場面はやってきます。しかし、取引先とのメールや手紙の書き方の研修もなかったり、なかなか上司からも教えてもらえる機会も少ない「お詫び文」の書き方。相手の方にこちらのお詫びの気持ちをきちんと伝え、“一目置かれる” にはどんな書き方をすればいいのでしょうか?「告白」「復縁」「お礼」「謝罪」「遺言書」など、あらゆる分野の相談を受ける代筆屋のプロの方に教わります。

 

 

言い訳をせず、100%謝ることに徹しましょう

 

企業が大失態をしたときのような厳しいものから短文のわび状、いずれの場合も鉄則は、おわびに始まり、おわびに終わることです。まず、謝罪から始めましょう。おわび文なのに挨拶から始めるのはどうかと考えてみます。自分が相手の立場になったときに、こうした手紙が来たらどう感じるでしょうか。何も思わない人もいるかもしれませんが、なかには、「挨拶やお礼などしている場合じゃないでしょ」と思う人もいるかもしれないですね。
また、避けたほうがいいのは、言い訳と、相手のせいにすることです。「何度かお電話をさせて頂きましたが、タイミングが合わず」などと書くのは嫌みにもとれるので、省いたほうがよいでしょう。
そして、忙しい相手には時間を奪ったことへの謝罪もさりげなく伝えましょう。

 

 

ケース1 : 一筆箋を書類に添える

 

自分の確認不足で契約書類に不備が出たというケース。書類と一緒に送る一筆箋を書く場合

ポイント① 挨拶のあとに自分の名前を入れる
一筆箋でも手紙でも、誰からの便りかわかると安心し、読む態勢が整います。対面で挨拶するとき、名前を名乗りますよね。それと同じです。

ポイント② 謝罪してからお礼を伝える
冒頭には、契約に対する「ありがとう」よりも、先に不備を認め、謝罪する一文を。最後に契約のお礼を述べると、一筆箋としてきれいにまとまるでしょう。

 

 

ケース2 : お詫びに伺う際の菓子折りに添える謝罪文

 

自分の不手際で、5、6枚の契約書を書きなおしてもらわなければならないことになりました。相手は忙しい50代男性。お怒りの様子で電話に出てくれません、というケース。菓子折りに同封する謝罪文を書く場合

ポイント① 謝罪に始まり、謝罪に終わる構成に
怒っているであろう相手に対して「平素より格別の……」の文言は、火に油を注ぐようなもの。まずは謝り、謝罪で終わるのが、鉄則です。

ポイント② 失敗の原因をあやふやにしない

ポイント③自分を落として、人情に訴える
「一社会人として恥ずべき行為」などと多少オーバーな表現で人情に訴え、「もういいよ」と思わせましょう。怒っていても相手は同じ人間です。

ポイント④重く受け止め、対応する姿勢を見せる
軽く扱われていると感じると、怒りは収まりません。「会社として対応策を考えている」と、失敗を真剣に受け止めていることを伝えましょう。

 

引用元 Yahoo!ニュース

 

 

 


仕事の上ではひな形を用意しておくと便利ですね。でも、どんな文章でも、ひな型を修正して送るだけでなく、相手に対する誠意を表す言葉を入れることが大切です。また、送る前に文書チェックを何回もすることも大切。名前、数字に間違いはないか、これできちんと相手に誠意は伝わるか、相手の立場になって読み直してみましょう。上司や先輩にも確認してもらえるとベターですね。

(キュレーター:SILVIA)

 

最新情報をチェック!